まだまだある医師事務の業務
こんなものからあんなものまで！
とりあえずやってみよっかな～という感じで日々業務を行っています。
参考にしてもらえたら嬉しいです。
《議事録作成》
当院では月に1回医局会という医師同士の診療に関する会議が開かれます。
その会には医師だけではなく看護師長や事務長も参加し様々な議題があがります。
医局会に参加する前に今回の議題の確認から始まります。
他部署からの議題がある際は医師事務に前もって連絡をしていただき当日の資料を提出してもらいます。資料を医師事務に直接持参するのは面倒だし資料の部数等の問い合わせがあり医師事務の業務中断にもなっていたので、所定のフォルダを作成し（日付ごとに分類）期日を決めそこに入れてもらうようにしました。
できれば医局会前日までに資料を配布したいところでしたが、
医師が当日にこれ資料追加ね～とか医局会時にいきなり配布〜
ってこともあり医局会を離席しコピーをしていたらどんどん話が進んでなんのこっちゃ？？という状態だったりしました。なので今では医局会が始まる2時間前くらいに資料を配布するようにしました。
そしたら前述したようなことは起こらなくなり医局会にちゃんと参加できるようになりました。
そして、議事録作成ですが、
本来なら、発言を事細かく記録しなければいけないのかもしれませんが、医局会に参加しているのは数十人であっちで話～こっちで話～の状態なので全部聞き取ることができません。
なので資料を配布する際に今回の議題の内容を理解し会議に臨み、医局会中もいろんなところに気を張り巡らせ自分なりに要点をまとめ議事録を作成しています。議事録作成後は事務長、医師に回覧、押印してもらっています。
たまに自分が発言したことのパンチが弱かったりすると追記する医師もいます。追記してもらうことでここが足りなかったんだとか、あれはそうゆう意味だったのかとわかることもあり、
ただ押印されるだけより追記してもらうほうがちゃんと見てくれているんだと思って私は嬉しいです。
医局会中だけでなく参加する前から準備等が必要となりますが、病院、医局内で考えられていること、これから始まろうとすること等が先にわかり参加するようになってから医師事務の業務を行う際にも前もって準備ができるようになりました。
《当直表作成》
医師事務が配置される前は医局長が作成していましたが、退職により一時医局長不在の期間がありました。
その際に他の医師が当直表を作成していましたが、当直は院内の医師だけではなく他病院からの医師が行う日もあります。作成の担当となった医師が他病院との連絡をとるのを忘れていたりして大変だということで、
まずは他病院との連絡係になってほしいという依頼でした。
この時はただ連絡をとるだけだったので「他病院がこう言ってます～」だけでよかったのですが、担当医師が
「当直表作るの大変～！医師事務にやってもらっていい？」
とまさかの医局会中に発言しあっという間に医師事務へ業務が流れてきました。
そこで最初に始めたのは、当直不都合表を作成し、当直ができない日を示してもらいました。
始めた当初は入力期限は設けていなかったものの、いざ当直表を作成後に「ここ当直できないから～」と簡単にできないといってくるので、入力期限を設け、期限の日になったら入力ができなくなるように変更しました。
ただ、入力できなくなるだけでは一緒なので、入力しようとした時に、エラー表示がでるよう工夫しました。
当直表を作成するのに気をつけているのは、手術前日の当直をしないことや当直の偏りがないようにしています。少しでも回数が多くなると「ちょっと自分だけ回数多くな～い？」なんて言われることもあります。
なかなか当月だけで回数を合わせるのは難しい月もあるため、当直の回数をカウントし年間を通して回数を合わせています。よく「自分だけ回数が多くな～い？」と言ってくる医師には毎月各医師の回数を報告するようにしたらそのような発言が少なくなっていきました。
後日話しを聞いてみると忙しい時に自分だけが多くみえたようで、当直回数の報告がくるようになり、ちゃんと考えてくれていたんだと思うようになったと言っていました。
他に気をつけていることは、医師から示された不都合だけに頼っちゃいけないということです。以前にもお話したスケジュール管理で医師から先々のスケジュールを教えてもらっているのでそれも確認し、いかに最初に漏れなく作成するかが重要です。
医師事務がこの業務を行うことで余裕をもって当直表が完成し他部署も助かっているようですが、現在は、当直表を作成、医師へ回覧後の修正がある場合も、医師事務が調整を行っている状態のため、
今後は医師同士で調整でき院内の医師同士の連携がとれるように考えていかなければと思っているところです。
《がん登録》
がん登録にはいくつか種類がありますが、当院では全国がん登録及び地域がん登録を行っています。この業務は元々、診療情報管理士が行っていましたが、業務負担が大きいため医師事務も行うこととなりました。
手順としては、まず対象患者の抽出を行い、それからカルテを出し登録対象なのか判断します。対象患者としては前年にがんと診断され、治療を行っている方です。病名はついているが、当院でその疾患を診ていない場合は対象外となるためカルテを読み込まないと判断が難しいです。
対象患者の抽出が終わったら、今度はがん登録特有のルールに沿って登録していきます。この特有のルールの解釈が難しい部分があるので県の登録室に問い合わせしたりしてなんとか登録しています。以前は紙ベースで提出していたのですが、平成29年よりCSVまたはPDF形式でオンラインで提出ができるようになりました。
また、がん登録は法律で決まっており、届け出を行わない等あったら罰則も規定されています。がん登録ではがんの組織診断名や病期分類等も登録しないといけないので病理組織診断に記載されている内容を理解しなければいけません。
一般的に肺がんや胃がんという○○がんだけが言われていると思いますが、病理組織診断の結果を確認することで、そのがんがどのような性質をもってどの部分までがん細胞が到達しているかがわかり、その結果をもとに治療方針もかわっていったりするのです。
がんがある部位ごとに表現方法もかわるためその部位にあわせた組織診断名や病期分類を確認しなければいけません。
どの部分が苦手だったのかわかりませんが、この業務をスムーズに行えるには時間がかかりました。私が思うにはがん登録の業務は数をこなし、いろいろな症例を経験することによって上達していくのかなと思います。
《配膳下膳》
これは少し余談で、医師事務の加算を算定する前に行っていた業務ですが、なんと私が最初に作業場所として配置された場所は医局でした。
時間になると所定の場所に医師の昼食が届くのでそれを医局に運びます。そして食べ終わったら医局内の所定の位置に片付けてもらい昼食が届いた場所に戻します。
そんなことまでしてるの？！それって秘書じゃん！
って思われるかもしれませんが、医師が昼食のを取りに行く時間がない・・じゃあ誰がする？ってなった時・・医師事務が選ばれたという感じでした。
《記事のまとめ》
少しずつ業務の量も増えていき、１日があっという間に過ぎていく日々を送っていました。
やりがいも感じてはいましたが、内心では次はどんな業務がやってくるんだろうと不安もありました。また、途中から部署異動により医師事務が私１人の体制となった時もありなんでこうなるの〜？っていうぐらい疲弊していた時期もあります。
しかしその期間にいかに効率よく確実に業務を行っていくかを考えるいい機会となりました。
いろいろと自分に難題が降り掛かってくるときは何かしら変わらないといけないタイミングなのかもしれません。
